Fazer a gerência dos processos de um empreendimento demanda tempo e dedicação. A escolha de um bom software para sua empresa é crucial para essa tarefa.
Os avanços tecnológicos alteram métodos de produção, estratégias de divulgação e até mesmo a gestão interna de uma empresa.
Nesse contexto, os sistemas de gestão são opções viáveis para automatizar as etapas administrativas de áreas como:
- Logística;
- Finanças;
- Marketing;
- Vendas;
- Contabilidade.
Esses softwares são conhecidos como ERP, sigla em inglês para Enterprise Resource Planning (sistema integrado de gestão empresarial).
Portanto, acompanhe o texto a seguir e saiba por que investir nessa ferramenta, quais são os tipos existentes, como funciona a implementação e o que pode acontecer se uma clínica veterinária 24 horas Moema não o adotar, por exemplo.
Software de gestão: por que investir em um ?
O investimento em um ERP contribui de forma decisiva para a otimização, velocidade e qualidade dos processos produtivos de uma empresa.
Isto posto, separamos as vantagens principais em tópicos, confira a seguir.
Mais informações
Um ERP é útil para acompanhar todas as etapas da produção de embalagens Palhoça SC e assim poder identificar eventuais erros e problemas operacionais.
O acesso aos dados exatos acerca da produtividade e da qualidade da produção auxilia na tomada de decisões.
Por exemplo, se o gestor tomar conhecimento de que há muitas embalagens fora do padrão de qualidade seguido na empresa, ele tem meios para mudar essa realidade de acordo com os dados armazenados no ERP.
Maior agilidade
Os funcionários de uma empresa de bobina plástica precisam realizar uma série de ações repetitivas diariamente.
Essa é a realidade típica da grande maioria das fábricas, o que comumente desmotiva os colaboradores.
Com um ERP é possível agilizar e até mesmo automatizar certas atividades. O resultado: a taxa de erros humanos cai e os funcionários têm mais tempo para se dedicar a outras áreas.
Armazenamento de dados
Todo empreendimento precisa lidar com um certo volume de dados, dependendo do porte dele.
Informações sobre os clientes, relatórios de desempenho e dados do corpo de funcionários são exemplos que podemos citar.
Armazenar toda essa sorte de documentos pode se tornar um desafio, ainda mais se falarmos em documentos de papel.
O software de gestão é próprio para guardar um grande volume de dados e possibilitar o acesso a eles de maneira simplificada.
Sendo assim, o serviço de conserto de placa de aquecedor solar pode acessar o histórico de cada cliente a um clique e oferecer um atendimento mais personalizado.
Controle das finanças
Uma empresa tem uma série de despesas mensais, e o bom gestor é aquele que controla as finanças com eficiência e faz o negócio evoluir continuamente. Nesse contexto vemos novamente a importância do ERP.
Quando os gastos recorrentes são centralizados em uma mesma ferramenta, fazer a análise e o controle financeiro fica mais simples.
Os tipos de software: conheça
Um dos grandes atributos dos softwares de gestão é transformar dados individuais em relatórios completos, o que exclui até mesmo a necessidade de contratar serviços de contabilidade preços.
Acompanhe agora os tópicos abaixo e conheça os tipos de sistemas de gestão disponíveis no mercado.
Sistema ERP
O sistema ERP é focado na automatização dos processos corporativos. A plataforma serve para atualizar os dados dos setores diariamente e gerir as principais atividades burocráticas.
Monitoramento de vendas, administração das finanças, gestão da folha de pagamento e gerência do departamento de recursos humanos são algumas das funções que o ERP cumpre.
CRM
O CRM (Customer Relationship Manager) serve para fazer a administração do atendimento ao cliente de maneira automatizada.
Esse software organiza e armazena informações referentes ao histórico do cliente, como frequência de compras, produtos mais comprados, ticket médio e controle de pagamento.
O CRM é excelente quando o assunto é personalizar o atendimento. Com informações detalhadas sobre cada perfil de comprador, a equipe de vendas pode atendê-lo com maior excelência.
Ferramentas complementares
Existem ferramentas voltadas para atividades mais pontuais que são complementos importantes à gestão de um negócio.
O uso de chatbots, uma tecnologia de inteligência artificial que automatiza o atendimento ao cliente, é uma tendência consolidada no mercado.
As redes sociais também são plataformas fundamentais para se comunicar com clientes e demais interessados.
Um software de gestão: como implementar ?
Os objetos desse texto demandam certos cuidados para serem implementados, desde a escolha da ferramenta até o uso dela no dia a dia de uma camara fria cervejeira.
Sendo assim, conheça os principais pontos da implementação dos sistemas de gestão.
Faça um planejamento prévio
Primeiramente, monte o time de profissionais que ficarão responsáveis pela implementação.
O processo deve seguir um cronograma definido por eles de acordo com as necessidades e os objetivos da empresa.
O cronograma deve conter as tarefas de cada profissional e os prazos para que elas sejam cumpridas.
Revise o projeto
Antes de contratar uma solução tecnológica, a empresa que fabrica piso autonivelante preço m2 tem que assegurar a qualidade e a necessidade da implementação.
A equipe de planejamento deve avaliar todos os recursos do software, elencar quais processos poderão ser automatizados e determinar os parâmetros de operação.
Treine as equipes
O próximo passo é testar o funcionamento do software com dados reais da empresa.
É de suma importância que todos os envolvidos tenham familiaridade com a ferramenta à essa altura, além de garantir que a solução escolhida realmente corresponde às expectativas da empresa.
Faça a avaliação final
Depois que o software de gestão é implementado, é hora de realizar uma última avaliação para identificar a eficácia dele.
O ideal é acompanhar os desdobramentos da implementação continuamente, o que possibilita avaliar o retorno sobre o investimento realizado.
As reavaliações servem para identificar eventuais falhas de operação que atrapalhem a produtividade da empresa.
O que pode acontecer sem um ERP
Se você chegou até aqui, certamente já está convencido de todas as vantagens e benefícios que usar um ERP, CRM e derivados representa para o seu negócio.
No entanto, vamos finalizar esse texto apontando os principais problemas causados pela falta de um sistema de gestão integrado.
Assim, você terá informações mais detalhadas para tomar decisões.
Dados inconsistentes
Suponha que uma empresa de limpeza de grades registre todas as informações financeiras e referentes aos atendimentos manualmente.
Há uma chance enorme de que esses registros estejam, no mínimo, inconsistentes, e no máximo, completamente equivocados.
Mesmo as equipes mais preparadas estão sujeitas a cometer erros perfeitamente evitáveis. As empresas não podem ficar à mercê dessa possibilidade.
Dificuldade nas atualizações
Manter-se relevante no mercado significa se atualizar sempre que for necessário.
As atualizações são realidade nas demandas dos clientes, nos métodos de pagamento e na legislação.
Com um ERP é possível realizar essas operações rapidamente. Sem ele, isso precisará ser feito manualmente, ou seja, mais tempo, dinheiro e possibilidade de erros.
Resultados: impossibilidade de os medir
Se não há uma plataforma que centralize os dados da empresa, é impossível avaliar o desempenho dela ao longo do tempo.
A falta de uma avaliação desse tipo atrapalha o desenvolvimento de estratégias de marketing digital, além de impactar diretamente na gestão de funcionários.
Um empreendimento sem informações administrativas está fadado a ter a produtividade comprometida por processos falhos, e o pior: não ter a possibilidade de identificar as falhas a tempo.
Estoques descontrolados
Os sistemas de gestão auxiliam decisivamente no controle de qualidade e no gerenciamento de estoques como um todo.
Sem esse auxílio, a empresa tende a ter que lidar com um baixo controle de qualidade e perda de matérias-primas.
Por isso, não é exagero dizer que usar softwares para gerir processos produtivos significa economizar recursos.
Redução da produtividade
Por fim, os tópicos detalhados até aqui culminam no maior problema de todos: a baixa produtividade.
Operações falhas, processos desatualizados, carência de dados confiáveis e impossibilidade de mensurar resultados resultam em níveis preocupantes de produtividade.
Quando a gestão é abaixo da média, nem mesmo um time consistente de profissionais pode salvar a empresa.
Considerações finais
Portanto, as tecnologias avançam com rapidez, nenhum setor corporativo está imune a elas. Os sistemas de gestão são provas disso.
Porém, não se esqueça de que a escolha dessas ferramentas deve seguir objetivos e planejamentos cuidadosos.
Uma implantação de qualidade é determinante para o bom aproveitamento geral da empresa.
Esse texto trouxe os principais benefícios, tipos, modos de implantação e problemas relacionados à não utilização dos softwares.
São as informações primordiais que você, gestor, precisa para analisar as possibilidades e tomar as melhores decisões. As melhores soluções tecnológicas são aquelas que resolvem os seus problemas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
